La comunicación por medio de correo electrónico forma parte de las actividades cotidianas a realizar dentro del contexto del desempeño de actividades de administración, coordinación y gestión en las diferentes áreas de la empresa. No se concibe la comunicación interna y externa de la empresa sin la participación y la contribución del correo electrónico.

El tratar de realizar un control o investigación por parte de la empresa sobre el contenido de los buzones de correo electrónico de un empleado, en un momento dado, puede plantear serios problemas de privacidad con menoscabo por parte de la empresa hacia los derechos del empleado, que llegado el caso, su incorrecta ejecución pudiese invalidar cualquier tipo de información capturada o recopilada (art. 11.1  LOPJ) por significativa y relevante que esta pudiera llegar a ser.

El examinar el correo electrónico de un empleado o colaborador no puede ser una acción que se tome a la ligera, siempre plantea una situación tensa en la que se ha de encontrar el
punto de equilibrio entre los derechos fundamentales de la empresa y del trabajador, por un lado, el art. 18.1 y art. 18.3 de la Constitución Española que garantizan el derecho al honor, la intimidad personal y familiar, y el derecho al secreto de las comunicaciones y, por otro lado, el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores que proporciona a la empresa el derecho a la vigilancia y el control empresarial para verificar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales del trabajador. Aunque existe la sentencia del STS 6128/2007, Sala 4ª de lo Social de 26 de Septiembre de 2007 que respalda a la empresa pero, no por ello, la empresa tiene libre potestad para hacer aquello que le venga en gana bajo su libre albedrío.

El correo electrónico de la empresa es uno de los medios que ésta pone a disposición del empleado para el desempeño de su labor profesional. Para ello, la empresa proporciona una dirección personal única, unívoca que está protegida por contraseña que el empleado puede cambiar a voluntad propia, la cual sólo es conocida por el mismo.

En este sentido, el consultar el correo electrónico de un empleado no puede ser fruto de una decisión caprichosa de la empresa, ni se puede justificar con una revisión rutinaria, sino que ha de estar debidamente argumentada y motivada en base a indicios o evidencias que puedan, realmente, justificar la acción intrusiva que se va a llevar a cabo por parte de la empresa como una acción en base a una investigación y con las suficientes garantías del respecto a la dignidad del empleado y a sus derechos inherentes.

Condiciones a cumplir en los controles

Los tres condicionantes que se han de cumplir en los controles de la empresa son que sea la:

1. Medida idónea para conseguir el objetivo.
2. Medida necesaria para el objetivo propuesto, es decir, no es posible realizar una menos lesiva.
3. Medida proporcional al objetivo a conseguir.

A continuación se van a plantear unas líneas maestras que, como mínimo, a mi entender, se han de tener en cuenta a la hora de examinar el correo electrónico de un empleado.

– Aquellas direcciones de correo electrónico que son comunes, es decir, utilizadas por diferentes personas de la empresa y cuya contraseña no es reservada sino que es compartida por diferentes empleados, no se considera una dirección de correo personal de un empleado en concreto por lo que nunca va a gozar del estatus o a disponer del tratamiento de dirección unipersonal y, por lo tanto, todo su contenido es totalmente público (internamente hablando) desde el punto de vista de la empresa.

– A priori, cada vez que el trabajador emite un correo desde la dirección de correo electrónico de la empresa está actuando en nombre y representación de la misma, por lo que se puede considerar que cualquier correo emitido desde la dirección de correo de trabajo del empleado es susceptible de ser conocido el contenido por la empresa, así como todo el contenido adjunto y el contenido de los correos históricos o encadenados que vayan formando parte del texto o redactado del correo electrónico bajo estudio.   

Como aclaración para no caer en la duda, el correo electrónico de salida realizado desde la dirección del correo electrónico del empleado de la empresa es siempre considerado de carácter totalmente laboral aunque la dirección de destino sea una dirección particular o la propia particular del trabajador en cuestión, por lo tanto, estos correos electrónicos de salida son accesibles para la empresa.  

Hasta este momento los límites de control de la empresa con los «correos salientes» desde la dirección de correo electrónico de la empresa están claros, pero ¿qué ocurre con los «correos entrantes»?…, ¿se pueden abrir o examinar estos correos de forma indiscriminada por la empresa?…, la respuesta a esta pregunta es que, a priori, se podría estar violando la intimidad del empleado, por la aplicación del concepto «Contenido de la Taquilla» tan enraizado en los temas laborales y trasladado a los medios informáticos, consecuentemente, estos correos electrónicos no pueden ser examinamos por la empresa a su libre albedrío y de forma indiscriminada.  

Es por este motivo por el que nunca se debe realizar una actuación de examen de un buzón de entrada de correo electrónico de un trabajador sin haber desactivado previamente, o nada más abrir el buzón de correo, la opción de paneles de vista previa o vista de extracto automático, puesto que el hecho de poder visualizar parte del correo electrónico que pudiera ser de carácter privado ya se estaría cometiendo una intromisión en la privacidad del empleado.

A la hora de examinar los correos de entrada de un trabajador se ha de partir desde la propia motivación del asunto que ha desembocado en la acción de investigación, es decir, que si la empresa tiene la necesidad de examinar el contenido del buzón de correo electrónico de uno de sus empleados, no es producto de un capricho, ni tan siquiera de un control rutinario sino que, cuando menos, existe la sospecha de que el empleado está realizando algo ilícito o algo que pone en duda la buena fe contractual existente entre el empleado y la empresa, consecuentemente, la investigación está basada en unos indicios que siempre pueden orientar proporcionando unas directrices sobre en qué asunto, información o destinatarios se ha de basar la actuación de búsqueda y localización de correos con contenido «interesante».

Cuando se realiza el examen de los correos electrónicos de entrada, se ha de ser selectivo y no abrir indiscriminadamente todos aquellos correos electrónicos que se presenten por delante, cuando menos, se ha de tener conciencia de qué es aquello que se trata de localizar como, por ejemplo, los correos concernientes a un tema, persona o entidad destinataria o participante en el correo, fecha, información adjunta, etc. Poseer una idea clara y un objetivo definido de qué es aquello que se desea localizar ayuda en gran medida a no cometer intromisiones en la privacidad de los correos electrónicos de entrada.

Llegado a este punto nos podremos encontrar con correos electrónicos entrantes de diferentes orígenes:

a) Aquellos correos electrónicos que provienen de «entes» o personas que se relacionan directamente con la actividad propia de la empresa: clientes, proveedores, colaboradores, administraciones, etc.

Estas direcciones de correo electrónico, como tales, forman parte de la comunicación del quehacer diario.  Por medio del contenido del campo «Asunto» que es una información pública y visible del correo electrónico en formato lista en el buzón de correo, se puede discernir, en la mayoría de los casos, de si se trata de una información privada o de la empresa y, ante el posible error que se cometiera en la interpretación y clasificación del asunto considerando erróneamente que se trataba de un contenido sobre el trabajo siendo finalmente privado, a ser tanto la dirección de emisión como la de recepción direcciones de correo electrónico de trabajo y el asunto inducir a confusión, quedaría justificado el error cometido y no evidenciaría intencionalidad por parte de la empresa por invadir la privacidad del empleado.

b) Aquellos correos electrónicos que por la dirección de envío no se puede identificar si están relacionados con la actividad laboral o no. En estos correos electrónicos hay que ser especialmente cuidadoso puesto que sólo se dispone de la descripción contenida en el «Asunto» para determinar si su carácter es «privado» o de la «empresa». Ante la duda de la clasificación del correo, siempre es preferible no abrirlo y considerar que es un correo privado continuando con la investigación en vías de localizar correos menos «privados» o con menos riesgo que pudieran contribuir en la misma medida en la investigación.

En cualquier caso, por parte de la empresa sería conveniente disponer de un «Protocolo de Uso de los Medios de la Empresa» que, una vez aceptado y firmado por el empleado, permitiera la actuación de la misma en estas situaciones, puesto que por medio de este documento/protocolo se informa claramente de forma fehaciente al empleado, y a sus representantes legales, que el correo electrónico como herramienta de trabajo, es propiedad de la empresa y está bajo su control y fiscalización de la misma, eliminado algunas de las lagunas que se pudieran presentar en según qué tipo de situaciones como las anteriormente comentadas.

También es conveniente poseer un «Protocolo de Retorno de Medios de la Empresa» en el cual se le informase al empleado que una vez extinguida la relación contractual/laboral, ha de hacer entrega de la información de su correo electrónico a la empresa, es decir, que el empleado a la marcha de la empresa no se puede dedicar a borrar los correos electrónicos frutos de su desempeño laboral que contienen información propia de la empresa, de su negocio, de la actividad realizada y de los temas gestionados, ésta es una medida básica para garantizar la continuidad y el relevo del personal en el negocio y evita la pérdida de información. Asimismo, no está demás asegurarse que la confidencialidad está garantizada por el empleado que marcha de la empresa.

Igualmente, se le debería de informar al empleado que una vez abandone la empresa, ya extinguida la relación laboral, existe la posibilidad de que la empresa pueda consultar la información de su correo electrónico como medida de continuidad del negocio o de las actividades desarrolladas por el empleado, por lo que el contenido del buzón de correo que permanece en la empresa, en ningún caso se va a considerar privado, consecuentemente, el empleado tiene el derecho o «casi la obligación» de borrar del correo electrónico todo aquello que considere que son correos, información o conversaciones privadas.

La importancia y la necesidad de la existencia de estos protocolos ya ha sido tratada en este blog en otras entregas:   Protocolo de cese de empleado en la empresa