El WhatsApp es un sistema de mensajería instantáneo por Internet el cual es muy práctico y fácil de utilizar como herramienta de trabajo en las actividades en las cuales existe una deslocalización entre los jefes o coordinadores y los empleados de forma que esta herramienta sirve de canal de comunicación tanto para las órdenes de trabajo, actividades como para las eventualidades o incidencias que se pudieran producir durante el desempeño de las labores u órdenes de trabajo.

Si bien la aceptación de esta herramienta de trabajo entre el trabajador y la empresa se puede consolidar de una forma tácita desde el primer momento en el cual la misma se esté utilizando de forma bidireccional para coordinar los desempeños del trabajador, siempre es conveniente formalizar el uso de la misma con un documento de «Protocolo de Uso del WhatsApp en la Actividad Laboral« en el que quede reflejada la aceptación 

explícita del trabajador y en el que queden especificadas las características, reglas y condiciones de uso del WhatsApp en el contexto de la comunicación en la empresa.

Esta medida es una condición sine qua non a raíz de la Resolución 3041/2017 de la Agencia Española de Protección de Datos en relación a la inclusión sin consentimiento previo de personas en grupos de conversación de WhatsApp,

La existencia del Protocolo de Uso permite que en el futuro, en la existencia o a consecuencia de un incidente o controversia, podrían ser utilizadas las conversaciones o mensajes contenidos en esta herramienta sin que ello supusiese ningún problema de titularidad, privacidad o idoneidad de las mismas como evidencias o prueba de aquellos hechos controvertido so conflictivos que se deseen demostrar.

Dependiendo del contexto y de los participantes en las conversaciones se pueden dar variantes acerca del contenido de este documento de acuerdo y aceptación del uso del WhatsApp como herramienta de trabajo.

Elementos principales a considerar

A continuación se detallan los elementos principales que ha de establecerse en dicho acuerdo y aceptación del uso del WhatsApp como herramienta de trabajo que se van a agrupar principalmente en tres niveles de contexto:

1) Legitimidad y Titularidad.

2) Definición del Uso.

3) Reglas del Uso.

Sobre la «Legitimidad y Titularidad»

En este contexto se ha de reflejar quien es el Titular del Dispositivo/Tarjeta SIM sobre la cual se va a basar el dialogo en la conversación de WhatsApp, en ambos lados de la misma (empresa y trabajador).

Se pueden dar dos casos, que el Terminal y la Tarjeta SIM sean de la empresa con lo que la titularidad y la legitimidad está clara o bien el Terminal y/o la Tarjeta SIM sean propiedad del empleado y el mismo se utiliza para la comunicación vía WhatsApp en cuestión como un dispositivo BYOD – «Bring Your Own Device» – (Trae tu propio dispositivo).

Otra de las posibilidades es que el dispositivo siendo titularidad de la empresa, éste no sea de asignación permanente aun mismo empleado sino que el mismo este designado a un puesto o desempeño en concreto y vaya pasando de empleado a empleado a modo de relevo o rotación según sean designados empleados a dicho desempeño.

En cualquier caso, se ha reflejar el compromiso por parte del empleado (o empleados) de utilizar Whatsapp y en concreto las conversaciones establecidas con la empresa como un canal de comunicación con la misma y que la información reflejada en este canal es pública para todos los participantes que oficialmente intervengan en la misma por ser los interlocutores de la conversación o bien miembros del grupo en el caso de conversaciones grupales.

En caso de que la tarjeta SIM sea de la empresa, ésta está autorizada a examinar cualesquiera conversaciones existentes en WhatsApp dado que el dispositivo se ha definido para uso exclusivo del trabajo y se ha informado al trabajador de la capacidad de monitorizar estas conversaciones en cualquier momento, informando de la inexistencia de privacidad respecto al uso de este canal.

En el caso de conversaciones grupales, debe ser la empresa la Administradora del grupo y a única autorizada y responsable de agregar/invitar/aceptar a nuevos miembros en dicho grupo.

Sobre la «Definición de Uso»

En este contexto se ha de definir qué tipo de conversaciones se van a producir y cuál es su uso o temas en concreto que pueden ser tratados vía este canal. Por ejemplo, en el caso de una empresa, si la conversación se ha definido como grupal para la gestión de las recogidas y entregas, no puede utilizar este grupo para comunicar a un trabajador que hay un problema con su nómina.

En el supuesto de conversaciones bidireccionales y biyectivas donde únicamente actúan como actores la empresa y el empleado individualmente sin ningún otro interlocutor y participante se podría acordar utilizar este canal para cualquier tipo de comunicación entre el trabajador y la empresa ya que está garantizada la privacidad frente a terceros (que no fuesen ellos) porque nadie tendría la posibilidad de conocer la conversación ya que no visualizarían las comunicaciones diarias ni serían partícipes de la conversación.

En este contexto se ha definir qué tipo de información es aceptable por este canal, es decir, el envío/recepción de ficheros, formularios, fotografías, filmaciones, etc.

También se ha de definir en este apartado el calendario y los horarios de atención, es decir, cuando el empleado está obligado a consultar este canal de comunicación y cuando no es preceptivo por estar fuera del horario de su desempeño profesional.

Sobre las «Reglas de Uso»

En este contexto estarían incluidas las normas genéricas de uso y mantenimiento normales del dispositivo tales como: Permanecer encendido y atendido durante la jornada de trabajo, vigilar el nivel de carga, normas de higiene/limpieza y no maltrato del equipo más allá de los daños que se pudieran ocasionar accidentalmente o el propio paso del tiempo.

El compromiso del uso del canal de la conversación WhatsApp para uso exclusivo laboral y de comunicación con la empresa, así como la utilización de un vocabulario y expresiones de acorde a las buenas formas de comunicación entre empleados y compañeros, no tolerándose en ningún momento insulto o vocabulario soez que pudiese ofender o molestar al resto de interlocutores.

En caso de ser un dispositivo que cambia de manos de trabajador, se ha de crear un mensaje de transmisión del mismo, es decir, un mensaje identificando quien entrega el terminal (teléfono) y quién lo recibe, de forma que reflejando el relevo y traspaso del dispositivo se pueda atribuir la autoría en cada momento y para cada mensaje directamente a la persona que tiene en ese momento el dispositivo transferido a su cargo.

La existencia de este documento de «Protocolo de Uso del WhatsApp en la Actividad Laboral» de forma independiente o integrado en un documento de propósito más global como puede ser un «Protocolo de Uso de Medios de la Empresa» facilita, en caso de conflicto o controversias, tanto la investigación interna como la captura de evidencias en una actuación pericial para ser presentadas ante un Tribunal, evitándose las problemáticas de legitimidad y privacidad que se suele presentar para impugnar y que no se admitan este tipo de pruebas.