En las implantaciones de software tanto si es software desarrollado a medida («Tailor Software») como si se trata de la Implantación Estándar o Adaptada de aplicativos de gestión (SAP, SAGE, ODOO, etc.), la definición de los requisitos o necesidades del cliente son básicos para el éxito de la implantación puesto que definen el Alcances, es decir, el marco contractual de lo que se solicita.
En muchas ocasiones, surgen problemas de la interpretación de estos requerimientos o sobre si determinada funcionalidad estaba o no incluida en el alcance o si debiese funcionar de esta forma u otra.
Estas controversias siempre vienen generada por la falta de especificación o de detalle en la toma de requerimientos y en el cierre del alcance.
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Estos desacuerdos entre el proveedor desarrollador y/o implantador pueden llegar a hacer que el proyecto se paralice totalmente alegándose, principalmente, entre otros motivos:
Por parte del cliente:
- El software no hace lo que necesito y no se adapta a mis necesidades.
- No estoy dispuesto a pagar más por algo que ya debería estas incluido, esto es una funcionalidad estándar.
- No funciona como dijimos, no se me informó que esto funcionaba de este modo.
- Ya se habló en las conversaciones iniciales con el comercial y no se contempló después.
- Durante todo el proyecto lo estamos recordando y nunca se atiente este problema.
- Mi sistema actual lo hace y no lo habéis tenido en cuenta.
Por parte del proveedor:
- Hemos aceptado muchos cambios que no estaban en el alcance original.
- Hay cambios de rumbo durante el proyecto cambiando las priorizaciones.
- Nos hemos quedado sin horas en el proyecto y no se puede continuar.
- Esto es una variación sustancial del alcance.
- El proyecto está hecho tal como se definió y cualquier cosa nueva es adicional y se ha de paga a parte.
- Esto no estaba bien especificado y ahora surgen cambios y ampliaciones no previstas.
¿Qué hacer si no se llega a un acuerdo entre el cliente y el proveedor?
Si las controversias acaban en un proceso judicial porque se producen impagos de facturas o paralización de las actividades y trabajos, retiradas del equipo o cancelación de las comunicaciones entre las partes, entonces es necesario dilucidar quién de las dos partes tiene razón y en qué medida.
Para ello se ha de acudir a un perito informático especializado en Gestión y Management con conocimientos de Contratación, Gestión de Proyectos/Servicios y en la medida de lo posible con base técnica para conocer el negocio del cual se está tratando.
¿Quién tiene la razón?
Para poder constatar quien tiene razón y en qué medida, en la mayoría de las ocasiones ambas partes tienen razón, se ha de realizar un informe pericial informático de Gestión y Management dónde realmente se pueda considerar las dos realidades:
- El “AS IS”, es decir, cómo está en estos momentos funcionando el aplicativo o el software, centrando la atención o focalizando en aquellos puntos que representan las controversias. Esto se realiza examinado la funcionalidad resultante.
- El “TO BE”, es decir, según los compromisos adquiridos cómo debería funcionar.
Para definir el “TO BE” se ha de considerar la documentación de la oferta o preoferta, el contrato y sus anexos técnico o funcionales, los adendum o novaciones al contrato, los documentos de prestaciones, requisitos o funcionalidades, los compromisos adquiridos y los controles de cambios asumidos durante el proyecto (correos, reuniones y actas).
Ejemplo de cronograma de un Proyecto de Implantación problemático
Con estas dos realidades “AS IS” y el “TO BE” se ha de evaluar cuál es el estado del proyecto y en qué medida cada una de las partes está en lo cierto en sus reivindicaciones.
Este informe pericial es la base para poder justificar pericialmente en la práctica de la prueba en el juicio el estado real del proyecto para que se pueda decidir sobre las posibles responsabilidades de las partes involucradas.
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